70. Jouw schooladministratie onder controle

Hoe kan je data analyseren zonder telkens weer vanaf nul te beginnen

Inhoud

Inleiding

Om een duidelijk zicht te hebben op waar je staat als organisatie wil je regelmatig een aantal zaken opvolgen. Op het secretariaat worden hiervoor vaak data met elkaar vergeleken en samengepuzzeld in Excel-bestanden.

Om bijvoorbeeld een overzicht te krijgen van openstaande facturen (aantal en totaal bedrag) of onvolledige bestellingen moet je puzzelstukjes samenleggen. Vaak gebeurt dit manueel. Wist je dat je dit ook (grotendeels) kan automatiseren?

Inhoud

In deze sessie leer je aan de hand van gegevens uit een database een opvolging automatiseren (in ons voorbeeld vertrekken we van Orderflow, maar dit is net zo goed mogelijk met applicaties als Smartschool, boekhoudsystemen en andere).

  • We exporteren data naar .csv die we maandelijks willen analyseren.
  • We laten de data inlezen via PowerQuery (een gedeelte van Excel).
  • Een aantal vaste stappen leren we aan het programma aan (zoals verplaatsen van kolommen, kolommen samenvoegen of uitsplitsen, groeperen, enz.)
  • We vergelijken ook data uit verschillende lijsten
  • We zetten de data om naar een draaitabel en -grafiek
  • We zorgen ervoor dat PowerQuery voor ons de aangeleerde stappen en de aanpassing van de draaitabel en -grafiek zelf uitvoert, met een minimum aan moeite.

Resultaat

Na deze sessie zal je:

  • data kunnen importeren vanuit .txt of .csv bestanden;
  • een aantal basisbewerkingen kunnen doorvoeren in PowerQuery;
  • een basisanalyse kunnen automatiseren;
  • meer inzicht hebben in verdere mogelijkheden van deze technologie.

Voorkennis

Verplichte kennis

  • Goed vertrouwd zijn met Excel.
  • Basiskennis van het Engels is zeer wenselijk aangezien PowerQuery enkel in die taal beschikbaar is.

Meegenomen kennis

  • Ervaring in het gebruik van functies zoals SOM, GEMIDDELDE en bij voorkeur ook VERT.ZOEKEN of XZOEKEN
  • Ervaring met het maken van een draaitabel in Excel.

Lesmateriaal

Hand-outs van presentatie

Interessant voor

  • Directie - Administratie
  • Pedagogische ICT-coördinator
  • Technisch ICT-coördinator
Uit:
  • Alle onderwijstypes

Thema's

  • Administratie
  • Microsoft

Tijdstip

Voormiddag (10:00 - 12:30)
Lokaal: D132
Er zijn 20 plaatsen waarvan er 6 bezet zijn.

Vorm

Workshop

Mee te brengen

Vanaf deze editie verplichten we om je eigen laptop mee te brengen. Zo haal je het meest uit de workshop. Het werkt vlotter en alles wat je inoefende, neem je mee naar huis.

Eigen laptop met MS365 Standard licentie volledig geïnstalleerd (aangeraden voor wie al vlot met Excel overweg kan en tijdens de sessie mee wil experimenteren).
Excel is dus lokaal beschikbaar met synchronisatie naar de cloud (links boven in Excel zie je de knop "Automatisch opslaan" of "Autosave"). Indien je deze niet hebt betekent het dat je geen toegang hebt tot alle functionaliteiten waarover we gaan spreken.

Lesgever

Sara Borremans
Lees meer over de expertise van Sara.


Korte titel : Schooladministratie controle

Deze pagina werd al 476 keer bekeken